Este é um resumo sobre as principais formas de atuação nesse software, onde procurei utilizar uma linguagem simples e de fácil entendimento. INTRODUÇÃO
O Excel é um programa de planilha eletrônica desenvolvido pela Microsoft para Windows, que pode ser utilizado para calcular, armazenar e trabalhar com lista de dados, criar relatórios e gráficos, sendo recomendado para planejamentos, previsões, análises estatísticas e financeiras, simulações e manipulação numérica em geral.
Por ser um programa escrito para Windows, tem acesso a todas as funções que o ambiente proporciona, como por exemplo, a troca de dados entre aplicativos (Word, PowerPoint, etc).
O Excel pode ser utilizado em diversas áreas, citarei algumas:
- Área Administrativa: Folha de Pagamento, Salários, Contabilidade, Controle de Compras, Tabelas de Preços, Saldos etc.
- Área Financeira: Análise de Investimentos, Custos, Projeção de Lucros, Fluxo de Caixa, Controle de Captação de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a Receber, Simulação de Custos etc.
- Produção: Controle de Produção, Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc.
- Área Comercial: Plano de Vendas, Controle de Visitas, Análise de Mercado, Controle de Notas Fiscais, Emissão de Listagem de Preços etc.
INICIANDO O MICROSOFT Excel
Para utilizarmos qualquer programa, o primeiro passo é saber como iniciá-lo e conhecer a sua interface, ou seja, o significado e a função dos diferentes elementos que aparecem na tela.
Iniciando o Excel
- Acionar o botão do Menu Iniciar;
- Através das teclas de seta, localizar o item referente à lista de todos os programas e acionar a seta para a direita;
- Localizar a opção Microsoft Excel e pressionar Enter.
Observação: Aguarde até o Microsoft Excel ser iniciado.
A Interface do Excel
Barra de Título:
Nesta área temos o centro de controle do Excel, o nome da pasta posicionada e os botões Minimizar e Maximizar ou Minimizar e Restaurar.
| Atalhos: |
| ALT | - | permite acessar a Barra de Menus
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| Setas | - | permitem a navegação pelos itens do menu
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| Ctrl + Tab | - | para acessar a Barra de Ferramentas Padrão
|
| Ctrl + Tab novamente | - | para acessar a Barra de Formatação
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Observação:
Para acessar os itens ocultos disponíveis nas barras de ferramentas do Excel XP, é necessário que você localize e pressione o botão "Opções da barra de ferramentas".
Barra de Menus:
Exibe os menus através dos quais podemos efetuar diversas operações. Algumas delas são:
| Menu Arquivo. | Abrir pastas, fechar pastas, configurar página, visualizar impressão, imprimir, enviar planilha etc. |
| Menu Editar. | Copiar, recortar, colar informações etc. |
| Menu Exibir. | Exibir barra de status, ocultar barra de status, ferramentas, personalizar modos de exibição etc. |
| Menu Inserir. | Inserir células, linhas, colunas etc. |
| Menu Formatar. | Formatar células: alterar fontes, alinhamentos, bordas; formatar linha: altura, auto-ajuste etc. |
| Menu Ferramentas. | Verificar ortografia, compartilhar pastas de trabalho, proteger planilha etc. |
| Menu Dados. | Operações com banco de dados em geral. |
| Menu Janela. | Alterar disposição das janelas etc. |
| Menu Ajuda. | Obter ajuda do Microsoft Excel. |
Barra de Ferramentas:
Possui botões que facilitam a execução das tarefas mais freqüentes do aplicativo, bastando apenas acioná-los.
Barra de Formatação:
Possui botões que alteram a visualização dos dados na planilha, bastando clicar sobre qualquer um deles.
 | Fonte - Altera a fonte do texto e dos números selecionados. |
 | Tamanho - Altera o tamanho da fonte. |
 | Efeito Negrito - Ativa ou desativa o efeito negrito. |
 | Efeito Itálico - Ativa ou desativa o efeito itálico. |
 | Efeito Sublinhado - Ativa ou desativa o efeito sublinhado. |
 | Alinhamento a esquerda - Alinha o conteúdo da célula à esquerda. |
 | Alinhamento Centralizado - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada. |
 | Alinhamento a direita - Alinha o conteúdo da célula à direita. |
 | Mesclar e Centralizar - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada ou mescla células. |
 | Estilo de Moeda - Aplica formato monetário às células selecionadas. |
 | Estilo de Porcentagem - Aplica formato de porcentagem às células selecionadas. |
 | Separador de Milhares - Aplica o formato separador de milhar às células selecionadas. |
 | Aumentar Casas Decimais - Aumenta o número de casas decimais das células selecionadas. |
 | Diminuir Casas Decimais - Diminui o número de casas decimais das células selecionadas. |
 | Diminui recuo - possibilita diminuir ou remover o recuo. |
 | Aumenta recuo - permite recuar o texto a partir da borda esquerda de uma célula. |
 | Bordas - Insere borda à célula selecionada ou ao intervalo selecionado. |
 | Cor do Preenchimento - Adiciona, modifica ou remove a cor ou efeito de preenchimento do objeto selecionado. |
 | Cor da Fonte - Formata o texto selecionado com a cor desejada. |
Barra de Fórmulas:
Utilizamos a Barra de Fórmulas para editar as entradas de dados na planilha.
 | Caixa de Nome - Área de Referência ou Caixa de nome que identifica a célula atual. Para posicionar o cursor na caixa de nome usando o Virtual Vision 2.0, utilize o atalho Ctrl + Alt + 3, que permitirá a digitação de um endereço de célula. Automaticamente o cursor se deslocará para a célula indicada. |
| Tecla 9 | Comando do Virtual Vision 2.0 que indica em qual célula o cursor se encontra, menciona ainda o conteúdo da célula. |
Observação:
Para deslocar o cursor até uma determinada célula utilizando o Virtual Vision 4.0 no Excel XP, pressione o F5 (atalho da opção Ir para), informe a referência da célula destino e tecle Enter (o comando Control + Num9 lhe informará a referência da célula atual).
Para finalizar o Excel, acione o menu Arquivo e a opção Sair ou pelo atalho pressionando as teclas ALT + F4.
Se desejar fechar apenas a planilha em uso, acione o Menu Arquivo opção Fechar ou pelo atalho Ctrl + F4.
Observações:
ALT + F4 - Finaliza o Microsoft Excel.
Ctrl + F4 - Fecha apenas o arquivo em uso.
AJUDA DO MICROSOFT EXCEL
Conteúdo e Índice:
Ao selecionar a opção Conteúdo e Índice do menu Ajuda, visualizamos uma tela composta por guias.
Guia Conteúdo - Procedimentos:
- Acionar o menu Ajuda através das teclas ALT + U;
- Escolher a Guia Conteúdo;
- Pressionar seta para baixo até encontrar a opção desejada;
- Pressionar TAB até localizar o botão Abrir, que permitirá mostrar novos tópicos relacionados a opção escolhida anteriormente;
- Selecionar a opção desejada e pressionar TAB até localizar o botão Exibir.
Guia Índice - Procedimentos:
- Acionar o menu Ajuda através das teclas ALT + U;
- Escolher a Guia Índice;
- Digitar as primeiras letras da palavra que está procurando;
- Utilizando as setas encontre a opção desejada e na sequência pressione TAB para localizar o botão Exibir.
Observação:
No Excel XP, após acessar o menu Ajuda você deverá descer com a seta até o item "Ajuda do Microsoft Excel" e teclar Enter (o atalho F1 corresponde a esta ação). Caso queira, poderá pesquisar por uma informação digitando a mesma na caixa de texto "O que você deseja fazer? Digite sua pergunta aqui e clique em 'Pesquisar'." e em seguida, pressione o botão "Pesquisar" conforme a indicação. Se preferir, poderá navegar com o uso do Tab pelos tópicos que estão no formato HTML, como se estivesse em uma página comum da Internet (pressione F6 para alternar entre a opção de pesquisa e a navegação pelos tópicos no formato HTML).
Se você estiver utilizando o Excel XP, experimente após abrir a janela de ajuda, pressionar o Tab até o tópico "Atalhos do teclado" e teclar Enter. Você encontrará uma lista de todos os atalhos de teclado usados no Excel XP (pressione Control + Ponto do numérico para ler as informações apresentadas).
A planilha eletrônica é um conjunto de colunas e linhas, cuja intersecção denominamos de células. Cada célula possui um endereço único ou referência. Por exemplo, a referência da célula da coluna A com a linha 1 é A1.
O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A até IV, e 65.536 linhas.
PASTAS DE TRABALHO
Cada pasta pode conter 255 planilhas, que podem diferir uma das outras, ou seja, em uma pasta de trabalho, podem existir várias planilhas com dados diferentes.
Toda vez que abrirmos, fecharmos ou salvarmos um arquivo, estaremos executando estas operações em uma pasta de trabalho.
Para avançar de uma planilha para outra (exemplo: de Plan1 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PageDow;
Para retornar a planilha anterior (exemplo de Plan3 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PgUp.
COMO OS DADOS DIGITADOS SÃO INTERPRETADOS
Podemos digitar dois tipos de dados nas planilhas:
-
Valor constante: é digitado diretamente na célula e pode ser um texto ou um número com vários formatos (data, hora, moeda, porcentagem, fração ou notação científica).
-
Fórmula: é uma seqüência de valores, referências de células, nomes, funções ou operadores que produzam um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas sempre começam com um sinal de igual. Os valores resultantes das fórmulas são atualizados quando os valores originais são alterados.
TIPOS DE ENTRADA DE DADOS
O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Números, Fórmulas e Funções
-
Textos: são interpretados como textos toda a informação que se inicia com uma letra ficando alinhados à esquerda. Utilizamos o texto em títulos e definições.
-
Números: são interpretados como números todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parênteses, / $ %. Utilizamos os números para cálculos. Os valores numéricos sempre são alinhados à direita e podem assumir vários formatos como: número fixo de casas decimais, percentual entre outros.
-
Fórmulas: são compostas por números, operadores matemáticos, referências de células etc.
| OPERADORES MATEMÁTICOS |
| Aritméticos |
| ^ | Potenciação |
| & | Concatenação |
| * | Multiplicação |
| / | Divisão |
| + | Adição |
| - | Subtração |
| |
| Relacionais |
| = | Igualdade |
| < | Menor que |
| > | Maior que |
| <= | Menor ou igual |
| >= | Maior ou igual |
| <> | Diferente |
- Funções: são as fórmulas criadas pelo Excel. Existem funções estatísticas, matemáticas, financeiras etc.
ENTRANDO DADOS
Para entrar com as informações na planilha, basta posicionar o cursor na célula desejada, digitar o conteúdo e, em seguida, pressionar a tecla Enter.
Selecionando a célula:
Use as teclas de movimentação para mover o cursor da planilha até a célula desejada.
Comando Ir Para:
Caso queira acessar rapidamente uma determinada célula, use o Menu Editar comando Ir Para:
- Acione o Menu Editar e escolha a opção Ir Para;
- Digite o endereço da célula e acione o botão Ok.
| Observação: | Com o Virtual Vision 2.0 podemos usar o atalho Ctrl + Alt + 3, que aciona a Barra de Fórmulas e permite digitar o endereço da célula desejada. |
ENTRANDO COM TEXTOS
Digitar o texto na célula selecionada, confirmando com a tecla Enter. Se o texto for maior que a largura da célula, se expandirá para as células laterais até encontrar uma célula preenchida. Essa expansão ocorre em nível de tela, apresentado em cima da célula vazia. Podemos colocar até 32.000 caracteres em uma célula.
Dicas (movimentação na Planilha):
- Quando a movimentação entre células é realizada pelo Tab, o cursor desloca-se uma célula à direira e pelo Shift Tab uma célula à esquerda;
- Pressionando-se a tecla Enter, movemos o cursor para a próxima linha;
- As teclas de seta, posicionam o cursor de acordo com a direção da seta.
ENTRANDO COM NÚMEROS
Digitar o número na célula selecionada e pressionar a tecla Enter. Nas células que tiverem o formato de número padrão, Geral, o Excel exibirá os números como inteiros (789), frações decimais (7,89) ou em notação científica (7.89E+08) caso o número for maior que a largura da célula.
Se o número estiver formatado, a célula será preenchida com cerquilhas (###) indicando que a largura é insuficiente.
CORRIGINDO ERROS NA ENTRADA DE DADOS
Durante a digitação dos dados podemos usar as teclas de edição como: Backspace, Delete, Insert, entre outras, que permitem corrigir ou redigitar os dados. Há também a tecla Esc que posibilita cancelar uma entrada de dados antes que ela seja confirmada através da tecla Enter.
Para corrigir uma entrada já digitada devemos proceder da seguinte forma:
- Posicionar o cursor na célula a ser corrigida;
- Pressionar a tecla de função F2 que habilitará a alteração dos dados contidos na célula (o cursor estará posicionado após o último caracter).
- Após realizar as devidas correções, tecle Enter para confirmar.
CORREÇÃO ORTOGRÁFICA
Após ter editado os dados da sua planilha no Excel, antes de formatá-la é interessante realizar uma verificação ortográfica para a detecção de possíveis erros.
O Excel carrega na memória um dicionário e compara as palavras digitadas, marcando-as como não reconhecidas. Embora seja um recurso bastante interessante, não dispensa um boa revisão de texto digitado, pois o Excel só reconhecerá as palavras que estiverem incluídas em seu dicionário, não marcará como incorretas as palavras que foram incluídas com grafia errada, nem tão pouco marcará como incorretas as palavras que estiverem em contexto errado.
Para executar a correção ortográfica, posicione o cursor na primeira célula (A1) e realize o procedimento descrito abaixo:
Acionar o Menu Ferramentas e escolher a opção verificar ortografia ou utilize a tecla de atalho F7 para localizar a palavra errada que encontra-se grifada,
Descrição dos controles da janela de correção ortográfica:
- Não consta no dicionário - Nesta caixa de texto, será exibido inicialmente o erro encontrado e posteriormente a correção selecionada na lista de sugestões.
- Sugestões - Nesta lista são apresentadas as possíveis sugestões para a correção do erro detectado (ao abrir a janela, este controle recebe o foco do cursor).
- Idioma do dicionário - Nesta caixa combinada estão disponíveis outros idiomas além do Português do Brasil, para serem aplicados à correção ortográfica caso seja necessário.
- Ignorar uma vez - Pressionando este botão o erro detectado será ignorado até a sua próxima ocorrência na planilha.
- Ignorar tudo - Pressionando este botão serão ignoradas todas as ocorrências do erro apresentado.
- Adicionar ao dicionário - Caso você tenha certeza de que a palavra apresentada como erro está correta, pressione este botão para que esta palavra seja incluída ao dicionário.
- Alterar - Pressionando este botão, o erro apresentado será substituído pela sugestão selecionada na lista de sugestões.
- Alterar todas - Pressionando este botão, todas as ocorrências do erro apresentado serão substituídas pela correção indicada.
- AutoCorreção - Pressionando este botão, o erro será substituído pela primeira sugestão apresentada pelo corretor ortográfico.
- Opções - Pressionando este botão, podemos definir algumas configurações da correção ortográfica, como por exemplo a correção ou não de palavras escritas todas em maiúsculas, contendo números etc.
- Cancelar - Pressionando este botão, você encerrará a verificação ortográfica antes de concluí-la.
Pressionando o Tab você avançará pelos controles disponíveis e Shift + Tab você retornará aos anteriores.
Para executar a ação de um determinado botão, ao focalizá-lo pressione a tecla Enter.
Caso o corretor ortográfico não lhe apresente sugestões, você poderá editar a correção diretamente na caixa de texto "Não consta no dicionário" e em seguida pressionar o botão "Alterar".
Após a correção do primeiro erro apresentado, o botão "Cancelar", passará a ter a descrição "Fechar" e ficará disponível o botão "Desfazer última", para desfazer a última correção realizada.
Caso o corretor não encontre erros ou a verificação ortográfica seja concluída, uma mensagem informativa será apresentada: "a verificação ortográfica está concluída para toda a planilha." No contrário, será indicada uma outra palavra para a continuidade da correção.
DESFAZER OPERAÇÃO
Para desfazer automaticamente a última operação realizada:
- Acessar o menu Editar na barra de menus;
- Escolher a opção Desfazer de acordo com o número de ações que deseja desfazer.
- Atalho: Ctrl + Z.
REFAZER OPERAÇÃO
Para repetir automaticamente a última operação realizada.
Procedimentos:
- Acionar o Menu Editar na barra de menus;
- Escolher a opção Refazer Digitação.
- Atalho: F4
EDITANDO A PLANILHA
Selecionando um Grupo de Células
Para a realização da maioria das tarefas é necessário selecionar as células. Esta seleção pode ser realizada da seguinte maneira:
- Posicionar na primeira célula desejada;
- Pressionar a tecla SHIFT e através das setas de direção, marcar até a última célula do grupo desejado.
 |
Dica: Com o comando ponto do numérico, o Virtual Vision falará o conteúdo da região selecionada. |
Atalhos para Seleção:
- Para selecionar toda a planilha: posicionar o cursor na primeira célula da planilha e pressionar Control Shift End.
- Para selecionar toda planilha estando o cursor posicionado em qualquer uma das células da respectiva planilha pressione Control Shift *.
- Para selecionar toda a coluna: basta posicionar o cursor na coluna desejada e teclar Control Barra de Espaços.
- Para selecionar toda linha: basta posicionar o cursor na linha desejada e teclar Shift Barra de Espaços.
- Para selecionar uma coluna da planilha: Control Shift Seta para baixo
- Para selecionar uma linha da planilha: Control Shift Seta para direita
Sobreescrevendo uma célula
Procedimentos:
- Posicionar na célula desejada;
- Digitar os novos dados (automaticamente os dados antigos serão sobreescritos).
Apagando dados de uma célula
Procedimentos:
- Posicionar na célula desejada;
- Pressionar a tecla Delete para apagar o conteúdo e manter a formatação.
Através do Menu Editar opção Limpar, podemos apagar a formatação da célula, as notas, o conteúdo ou todos os detalhes, selecionando a opção desejada.
Inserindo uma Célula em Branco
Para inserirmos uma célula em branco entre um conjunto de células devemos proceder da seguinte forma:
- Posicionar na célula que será deslocada;
- Escolher o Menu Inserir, opção Células, ou através do atalho Shift F10 na opção Inserir;
- Através das setas escolha o tipo de deslocamento desejado (células para direita, células para baixo, linha inteira ou coluna inteira);
- Finalize com o botão OK.
Excluindo uma célula Podemos excluir uma determinada célula, deslocando as demais para sobrepor o espaço deixado pela célula excluída.
- Posicionar na célula que será excluída;
- Escolher o menu Editar opção Excluir, ou através do atalho Shift F10 na opção Excluir;
- Através das setas escolha o tipo de deslocamento desejado (células para esquerda, células para cima, linha inteira ou coluna inteira);.
- Finalize com o botão OK.
ALTERANDO A LARGURA DAS COLUNAS
Em uma planilha, todas as colunas são definidas com uma largura padrão que poderá ser alterada. As linhas ajustam-se automaticamente para acomodar um texto com retorno automático ou a maior fonte inserida na linha.
Procedimentos:
- Posicionar na coluna a ser alterada;
- Acessar o Menu Formatar e escolher a opção Coluna, na sequência através da seta para a direita, acione um submenu escolhendo a seguir a opção Largura;
- Digite a largura desejada para a coluna e confirme com a tecla Enter.
| Observações: | -
Caso queira ajustar a largura mínima necessária, para exibir o conteúdo das células selecionadas, acione o Menu Formatar, Coluna opção AutoAjuste da Seleção; -
Para retornar a coluna ao tamanho original, acessar a opção Largura Padrão.
De acordo com a fonte utilizada, o Excel ajusta automaticamente a altura da linha. Entretanto, podemos aumentá-la para destacar itens importantes da planilha como por exemplo totais, subtotais etc. Procedimentos: -
Posicionar na linha desejada; -
Acessar o Menu Formatar e escolher a opção Linha, na sequência pressione a seta para a direita para abrir um submenu. Localize a opção Altura e especifique a altura da linha, confirmando com a tecla Enter.
| Observações: | Caso queira ajustar a largura automaticamente acione o Menu Formatar, Linha opção AutoAjuste. |
|
INSERINDO OU EXCLUINDO LINHAS
Inserindo linhas
- Posicionar o cursor na célula onde será inserida a linha ou linhas.
- Acionar o Menu Inserir e escolher a opção Linhas, ou através do atalho Shift F10 na opção Inserir.
- Finalize com Enter.
| Observações: | - A linha será inserida acima do local selecionado;
- Se desejar inserir mais de uma linha, repita o procedimento.
|
Excluindo linhas
- Posicionar o cursor na célula da linha a ser excluída;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Excluir, ou através do atalho Shift F10 na opção Excluir;
- Escolha a opção linha inteira .
- Finalize com Enter.
INSERINDO OU EXCLUINDO COLUNAS
Inserindo colunas - Posicionar o cursor no local onde será inserida a coluna ou colunas.
- Acionar o Menu Inserir e escolher a opção Colunas, ou através do atalho Shift F10 na opção Inserir.
- Finalize com Enter.
| Observação: | A coluna será inserida à esquerda do local marcado. |
Excluindo colunas
- Posicionar o cursor na coluna a ser excluída;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Excluir, ou através do atalho Shift F10 na opção Excluir;
- Escolha a opção coluna inteira.
- Finalize com Enter.
COPIANDO CÉLULAS
Podemos copiar o conteúdo de uma célula ou faixa de células de um local para o outro.
No caso de fórmulas, a célula que está sendo copiada será automaticamente refeita, de forma que os endereços fiquem de acordo com a célula posicionada.
A cópia poderá ser:
- Relativa: quando houver fórmula na célula copiada, esta varia relativamente ao sentido para o qual está sendo efetuada a cópia.
- Absoluta: é representada pelo sinal de $ (cifrão), precedendo a linha ou coluna que ficará fixa.
| Linha absoluta | - | A$10 |
| Coluna absoluta | - | $A10 |
| Linha e Coluna absolutas | - | $A$10 |
Procedimentos:
- Marcar a região a ser copiada através do Shift + Teclas de Seta;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Copiar. Atalho: Ctrl + C;
- Posicionar o cursor na célula destino e selecionar o Menu Editar, opção Colar. Atalho: Ctrl + V.
BORDAS
O Excel oferece uma ampla variedade de bordas (inferior, esquerda, direita, superior e inferior dupla, externas, todas as bordas, etc) que são utilizadas para deixar as planilhas com uma estética apresentável.
- Para colocar borda selecione toda a planilha ,
- Pressione Alt e em seguida Control Tab para acessar a barra de ferramentas
- Seta para direita até o botão Bordas
- Desça com a seta 3 vezes e seta para direita para ouvir a mensagem todas as bordas
- Finalize com Enter.
UTILIZANDO O RECURSO DE AUTOPREENCHIMENTO
Em uma planilha normalmente precisamos preencher uma determinada faixa de células com textos ou valores iguais ou sequênciais. Podemos realizar essas operações utilizando o recurso de autopreenchimento, ou seja, através do Menu Editar opção preencher.
Procedimentos:
- Digitar a informação desejada;
- Selecionar a área a ser preenchida;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Preencher, em seguida localizar a opção Seqüência;
- Informar se a sequência é em linha ou em coluna;
- Depois definir entre os tipos: Linear, Crescimento, Data e Autopreenchimento.
| |
Dica: Para ouvir a opção atualmente selecionada, pressione Tab e depois Shift +Tab. |
Quando escolhemos a opção Seqüência do Menu Editar, existem diversos tipos de seqüências de dados.
Data: podemos incluir incrementos de dias, semanas ou meses, bem como, seqüências de dias da semana, nomes de meses ou trimestres.
Exemplos:
| Seleção Inicial | Seqüência Expandida |
| 9:00 | 10:00, 11:00, 12:00 etc. |
| 2a | 3a, 4a, 5a |
| Segunda-feira | Terça-feira, Quarta-feira, Quinta-feira etc. |
| Jan | Fev, Mar, Abr etc. |
| Jan, Abr | Jul, Out, Jan etc. |
| 15-Jan, 15-Abr | 15-Jul, 15-Out etc. |
| 1998, 1999 | 2000, 2001 etc. |
- Linear: aumenta ou diminui os valores em função de uma constante.
Exemplos:
| Seleção Inicial | Seqüência Expandida |
| 1, 2 | 3, 4, 5 etc. |
| 1, 3 | 5, 7, 9 etc. |
| 100, 95 | 90, 85, 80 etc. |
- Crescente: multiplica os valores por uma constante.
Exemplos:
| Seleção Inicial | Seqüência Expandida |
| 2 (incremento 2) | 4, 8, 16 etc. |
| 2 (incremento 3) | 6, 18, 54 etc. |
- Autopreenchimento: dá prosseguimento a vários tipos de seqüências, desde que o usuário lance os dois primeiros valores.
Exemplos:
| Seleção Inicial | Seqüência Expandida |
| 1º Bimestre | 2º Bimestre etc. |
| Produto 1 | Produto 2, Produto 3 etc. |
| Produto 1, Pendente | Produto 2, Pendente etc. (expansão de uma seleção e cópia da outra). |
| 1, 3 | 5, 66 etc. (tendência linear de auto-ajuste) |
MOVENDO O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA
Podemos mover o conteúdo de uma célula, para isso precisamos "Recortar" o conteúdo da célula desejada e "colar" em outra, seguindo estes procedimentos:
Procedimentos:
- Marcar a região a ser movida, através das teclas Shift + setas de direção;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Recortar. Atalho: Ctrl + X;
- Posicionar-se no local onde deverá ser colada a informação;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Colar. Atalho: Ctrl + V
LOCALIZANDO UMA CÉLULA
Procedimentos:
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Localizar. Atalho Ctrl + L;
- Digitar o conteúdo a ser localizado (texto ou número);
- Pressionar Enter e em seguida tecle Esc para abandonar a janela;
| Observação: | Se for necessário utilize novamente a opção Localizar a Próxima até encontrar a célula desejada. |
SUBSTITUINDO UMA CÉLULA
Procedimentos: - Acionar o Menu Editar e escolher a opção Substituir. Atalho Ctrl + U;
- Preencher as informações "Localizar" e "Substituir Por";
- Através da tecla TAB, escolha a opção Localizar Próxima e posteriormente a opção Substituir.
COLOCANDO VÁRIAS LINHAS DE TEXTO
EM UMA CÉLULA
Até a versão 95, o limite para a quantidade de caracteres que se podia incluir em uma célula era 255. O Excel permite digitarmos até 32.000 caracteres. Esse recurso é muito interessante, pois facilitará a inserção por exemplo da análise de um balanço, a inclusão de um artigo de jornal ou revista etc.
Procedimentos:
- Posicionar o cursor na célula que exibirá as várias linhas do texto;
- Acionar o Menu Formatar e escolher a opção Células;
- Selecionar a guia Alinhamento, para isto pressione seta para a direita até ouvir a palavra da guia Alinhamento;
- Pressione TAB novamente, até localizar a opção Retorno automático de texto, marcar a opção através da barra de espaço.
- Localizar o botão Ok e pressionar Enter;
- Para finalizar digitar o texto na barra de fórmulas e pressionar a tecla Enter .
Atalho:
Digite uma palavra, Alt Enter, você estará na mesma célula, porém na linha abaixo da mesma digite o conteúdo desejado e tecle enter para finalizar.
CALCULANDO COM FÓRMULAS
Podemos utilizar os operadores matemáticos para criação de fórmulas que executem cálculos simples ou complexos.
A prioridade para cada operador, segue as regras matemáticas:
- Exponenciação (^)
- Multiplicação (*) e Divisão (/)
- Adição (+) e Subtração (-)
Para alterar esta ordem, devemos utilizar parênteses. Por exemplo: se desejarmos efetuar primeiro a adição e subtração, basta colocá-los entre parênteses:
Caso não seja colocado o parênteses, o resultado será outro:
Não devemos usar parênteses para indicar números negativos em uma fórmula e sim um sinal de subtração antes dele. Ex.: =5*-10
Somando Células
Procedimentos:
- Posicionar o cursor na célula que armazenará o resultado da soma;
- Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
- Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser somado;
- Digitar o sinal de +, para indicar que será realizada uma adição;
- Digitar o endereço da célula que contém o próximo resultado a ser somado e assim sucessivamente;
- Pressionar a tecla Enter.
| Observação: | O Excel soa um beep e apresenta uma mensagem quando a fórmula estiver incorreta. |
Subtraindo Células
Procedimentos:
- Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
- Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
- Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser a ser subtraído de um valor;
- Digitar o sinal de -, para indicar que será realizada uma subtração;
- Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser subtraído;
- Pressionar a tecla Enter para concluir a operação.
Multiplicando Células
Procedimentos:
- Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
- Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
- Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser multiplicado;
- Digitar *, para indicar que será efetuada uma multiplicação;
- Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser multiplicado;
- Pressionar a tecla Enter para concluir a operação.
Multiplicando Células
Procedimentos:
- Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
- Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
- Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser multiplicado;
- Digitar *, para indicar que será efetuada uma multiplicação;
- Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser multiplicado;
- Pressionar a tecla Enter para concluir a operação.
Copiando Fórmulas
Procedimentos:
- Posicionar-se na célula a ser copiada;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Copiar. Atalho: Ctrl + C;
- Posicionar-se na célula ou região para onde a fórmula será copiada;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Colar. Atalho: Ctrl + V.
Movendo Fórmulas
Procedimentos:
- Posicionar-se na célula a ser movida;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Recortar. Atalho: Ctrl + X;
- Posicionar-se na célula ou região para onde a fórmula será movida;
- Acionar o Menu Editar e escolher a opção Colar. Atalho: Ctrl + V.
USANDO FUNÇÕES PARA CÁLCULOS
A função é uma fórmula especial pré-definida que executa operações com valores. Pode ser usada isoladamente, ou como componente de fórmulas maiores. Seu uso simplifica e reduz o número de fórmulas das planilhas, especialmente as que executam cálculos complexos.
Os valores fornecidos a uma função para execução de operações são chamados argumentos.
Nos próximos tópicos conheceremos as funções mais utilizadas.
Soma
SOMA: faz a somatória de uma série de valores.
Sintaxe: =SOMA(abre parênteses, célula inicial, dois pontos, célula final, fecha parênteses)
Posicione o cursor na célula que armazenará o resultado da operação; Digite =soma abre parênteses Digite o endereço da célula inicial, na sequência digite dois pontos e o endereço da célula final. Feche parênteses e pressione a tecla Enter para finalizar a operação. Estatística
MÉDIA: calcula a média aritmética de uma lista de argumentos.
Sintaxe: =MÉDIA(célula inicial:célula final).
MÁXIMO: mostra o maior valor de uma lista de argumentos.
Sintaxe: =MÁXIMO(célula inicial:célula final).
MÍNIMO: mostra o menor valor de uma lista de argumentos.
Sintaxe: =MÍNIMO(célula inicial:célula final).
Obs.: A descrição da célula inicial e da célula final sempre deverá estar entre (parênteses).
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